În postarea trecută am scris despre ce NU trebuie să faci atunci când oferi feedback furnizorului tău de servicii de web design. Astăzi voi scrie despre metodele de comunicare și am să-ți explic de ce, deși îți par atât de accesibile și de rapide, aplicațiile de genul WhatsApp, Viber, Skype, Facebook Messenger (etc) nu pot fi folosite pentru feedback.

Care sunt metodele de comunicare pentru feedback?

Singurele metode de comunicare pe care este recomandat să le folosești pentru feedback sunt cele indicate de furnizorul de servicii.

Imaginează-ți o fabrică în care se construiesc și se asamblează mașinării complicate, iar fiecare piesă trebuie pusă la locul ei, la timpul potrivit. Apoi imaginează-ți două scenarii:

  1. în mijlocul zilei, în plin proces de producție, un client intră în hală și strigă: “HEEEI, piesa de ora 4 să intre acum, iar cea de acum, la ora 4“; și
  2. la ședința de lucru de dimineață, managerul transmite instrucțiunile primite în ziua precedentă de la Client: “nu e chiar o bucurie și va trebui să ne adaptăm ca să putem livra produsul la vreme, dar piesa de ora 4 trebuie terminată cu modificările X până la ora 2, ca să avem timp s-o terminăm pe cea de ora 2 până la ora 4“.

În care dintre scenarii e mai mare posibilitatea ca totul să fie finalizat corect și cu bine?

Exact. Atunci când există o minimă planificare. Te rugăm să nu strigi în hală.

Spre exemplu, E-Studio folosește pentru comunicarea feedbackului doar e-mailul. La E-Studio e-mailul este verificat de trei ori pe zi, o dată la începutul zilei, a doua oară după pauza de prânz și a treia oară înainte de sfârșitul programului. Mesajele sunt analizate și prioritizate, iar lucrările corespunzătoare sunt programate cam ca într-un joc de Tetris. În acest fel, oferim tuturor clienților timpul și atenția necesare în mod egal ș organizat, ca să putem livra la timp toate proiectele pe care le avem în desfășurare.

Când comunici prin WhatsApp, Viber, Skype, Facebook Messenger?

Prin urmare, deși există situații în care este necesară comunicarea prin WhatsApp, Viber, Skype, Facebook Messenger, te rugăm să te gândești înainte și să nu ne contactezi așa decât dacă răspunsul la următoarele întrebări este, cu adevărat, NU:

  • aș putea transmite informația asta prin e-mail?
  • aș putea transmite informația asta mai târziu?
  • aș putea aștepta un răspuns până mâine?

Dacă răspunzi cu DA la toate aceste întrebări, te rugăm să ne scrii un e-mail. Nu vom răspunde imediat (vezi mai sus cum ne citim e-mailurile), dar vom răspunde în timp util. Garantat.

Care sunt consecințele abuzului de aceste aplicații?

Ca să poată lucra, oricine are nevoie de timp de concentrare pe proiectul în desfășurare. În plus, cine lucrează ca profesionist în web design & development nu are niciodată câte un singur Client, ci gestionează mai multe proiecte simultan; profesioniștii își calculează timpul de lucru necesar pentru un proiect și nu se pot întrerupe (și nu pot “sări” la alt proiect) de fiecare dată când cineva decide să îi contacteze.

Prin urmare, web designerii și programatorii care sunt deranjați prea des de sunetele notificărilor își vor seta telefoanele să nu-i mai atenționeze.

Astfel, dacă vreodată trimiți pe WhatsApp, Viber, Skype sau Facebook Messenger un mesaj cu adevărat urgent, dar la care nu îți va răspunde nimeni, vei ști că persoana căreia i-ai trimis mesajul are, cel mai probabil, notificările dezactivate, pentru că îi zbârnâia telefonul din două în două minute și nu putea lucra. Și vei ajunge tot la metodele “clasice” de comunicare: vei da telefon, vei trimite SMS, vei scrie un e-mail.

Cel mai simplu și mai eficient este, așadar, să nu abuzezi de mesageriile instant de pe smartphone-ul tău, oricât de tentant ar fi.

Cu cine comunici pentru feedback?

Nu, nu este OK să discuți direct cu graficianul sau cu programatorul, decât dacă furnizorul tău de servicii de web design indică această posibilitate. Altfel, doar managerul de proiect sau client service-ul este persoana de legătură.

Sunt două motive pentru asta:

  1. mesajele schimbate în timpul comunicării sunt cunoscute de ambii participanți la discuție și se evită confuziile și situațiile de genul: “dar eu am vorbit cu colega și mi-a promis că…” și “eu nu știu nimic despre această intervenție suplimentară, nu ați discutat cu mine“;
  2. cum am spus și mai sus și data trecută (și mai spun o dată, pentru că este extrem de important), cine lucrează în cod nu trebuie deranjat. Construcția unui website este muncă intelectuală intensă, care cere atenție și un cadru de lucru care să nu întrerupă firul gândurilor celui care lucrează. Cine își întrerupe programatorul din lucru nu are voie să se plângă de bug-uri!

Acum, că am stabilit care este metoda de comunicare și persoana de contact, urmează partea a treia a acestui articol – despre cum trebuie să fie elaborat și redactat un feedback, în așa fel încât să fie constructiv și util lucrării.

Advertisements